Factures, devis, dossiers clients, bulletins de paie, contrats de travail, etc. Tous ces documents relatifs à la vie de votre entreprise prennent de plus en plus de place au fil des ans et sont très consommateurs de papier. Il existe pourtant des solutions de stockage de données en ligne et celles-ci généreront un gain de place dans vos locaux et des économies de fournitures. La GED, gestion électronique des documents, est la plus complète. Giga Média, spécialiste en matériel informatique professionnel à Vesoul (Haute-Saône), vous explique pourquoi vous devez mettre en place ce système dans votre entreprise.
C’est quoi, une gestion électronique des documents ?
Une gestion électronique des documents – aussi désignée par son acronyme GED – est un système informatique utilisé en milieu professionnel pour stocker toutes sortes de documents dans un cloud en ligne. Lors de son intégration dans le système, chacun d’entre eux est analysé et son texte déchiffré grâce à l’Optical Character Recognition (OCR). Les mots-clés qui y sont détectés permettent alors son classement dans des dossiers paramétrés selon des critères définis par son utilisateur. Ainsi, les données peuvent être rangées par date (année ou mois), par clients ou fournisseurs, par type de documents (factures, devis, plans, comptes-rendus de chantiers, bilans comptables, dossiers clients, fiches de paie, etc.), par service référent, etc. Les documents stockés dans la GED sont ensuite consultables à tout moment par les personnes autorisées.
Vos documents à portée de main partout
L’un des principaux atouts de la gestion électronique des documents est la possibilité donnée à ses utilisateurs de prendre connaissance de leurs données partout, dès qu’ils ont accès à une connexion internet. Cette solution de stockage et d’archivage est donc très intéressante pour les professionnels se déplaçant souvent sur le terrain : un artisan qui a besoin de plans sur un chantier de BTP, un architecte, un professionnel libéral dans la santé ou le secteur juridique, un commercial, un agent immobilier, etc. La GED permet aussi aux dirigeants de PME-TPE ou commerçants d’emporter leur travail à la maison, pour passer moins de temps au bureau et plus avec leurs proches. En effet, en ayant accès à leurs documents de gestion via ce cloud sécurisé, ils peuvent effectuer leur comptabilité, leur facturation client ou leurs commandes chez eux. La dématérialisation de ces données permet de réduire largement la consommation de papier en milieu professionnel.
Une solution de partage de documents avec vos clients
Le paramétrage de la GED permet de donner différents niveaux d’accès aux documents qu’il renferme, notamment en autorisant vos salariés à ne consulter que les données qui relèvent de leurs fonctions. Ils pourront modifier les documents et en ajouter d’autres, si vous leur en donnez la possibilité. Cet outil collaboratif est aussi un canal sûr pour transmettre des contrats, devis, factures ou dossiers confidentiels à vos clients. Bien plus sécurisé que des sites de partage comme WeTransfer, la GED génère un lien valable plusieurs heures ou jours, grâce auquel votre interlocuteur pourra télécharger les pièces jointes (notamment si elles sont trop volumineuses pour être attachées en pièce jointe à un mail) sur son ordinateur.
Des formulaires de contact créés grâce à la GED
La dématérialisation et l’archivage de données ne sont pas les seules fonctions que vous pouvez attendre d’une GED. En effet, la gestion électronique des documents comprend plusieurs options, dont la création de formulaires en ligne. Ainsi, si vous organisez un événement, vous pourrez envoyer l’invitation à vos clients, vos collaborateurs ou vos prospects, accompagnée d’un formulaire sécurisé grâce auquel ces derniers pourront vous informer de leur participation et vous laisser leurs coordonnées. Les Google Forms, souvent utilisés en milieu professionnel, sont connus pour ne pas suffisamment protéger les informations (souvent sensibles) qu’ils ont servi à récolter. Si vous tenez à protéger les données de vos interlocuteurs autant que les vôtres, vous privilégierez désormais la GED pour tous vos échanges...
La GED à l’honneur chez Giga Média le 13 juin !
Expert en matériel informatique à Vesoul et en Haute-Saône, Giga Média accompagne régulièrement les professionnels dans la mise en place d’une GED au sein de leur entreprise. À chaque fois, une présentation de ce produit est organisée en amont, pour définir si les conditions de travail du client sont compatibles avec la gestion électronique des documents et calibrer ses besoins. La GED est adaptable de bien des manières, tant en termes de capacités de stockage, de nombre d’utilisateurs ou d’options ajoutées. Convaincu de l’efficacité et de la sécurité de ce système, Giga Média présentera son fonctionnement et ses nombreux atouts lors de la journée « Terra Tech Tour », qui sera organisée dans son magasin de Vesoul le jeudi 13 juin prochain ! Ouverte exclusivement aux professionnels, cet événement vous démontrera tous les chemins qui s’offrent à vous grâce à l’intégration de la GED dans vos usages numériques professionnels. Alors, prêt à dématérialiser votre flux de données ?
