Votre boîte mail est un peu comme une maison. Si vous ne la rangez et ne la protégez pas suffisamment, elle peut vite finir en désordre ! Que vous l’utilisiez dans votre vie professionnelle ou personnelle, que vous soyez artisan, commerçant ou chef d’entreprise, que vous travailliez dans une collectivité locale ou que vous soyez bénévole dans une association, vous devez savoir gérer efficacement votre boîte mail. Giga Média, votre expert en matériel informatique à Vesoul (Haute-Saône), vous donne ses meilleurs conseils.
Protégez votre boîte mail avec un antispam
La première action à réaliser pour gérer efficacement sa boîte mail, c’est la protéger grâce à un accessoire informatique qui a largement fait ses preuves : l’antispam. Le plus connu sur le marché – et celui que l’équipe de Giga Média conseille le plus à ses clients – se nomme Mailinblack. Cet outil va filtrer les mails avant leur arrivée sur votre boîte et retenir ceux jugés problématiques – ou envoyés par un destinataire non reconnu – dans un sas, afin que vous puissiez les examiner, les approuver ou les supprimer. Cette solution comprend également un antivirus qui analyse systématique les pièces jointes de chaque mail. Si un virus est détecté, le mail est placé en quarantaine dans un dossier spécifique pour vous alerter. Petite information à rappeler, Mailinblack ne supprime aucun mail. C’est à vous de consulter régulièrement la liste des mails qui n’ont pas passé le filtre pour décider de les supprimer ou non.
Créez des dossiers pour ranger vos mails efficacement
Selon votre activité, vous pouvez recevoir plusieurs dizaines de mails par jour. Pour faciliter votre travail, vous pouvez créer dans des dossiers par thème. Ainsi, vous pouvez ranger vos mails par fournisseur, par client, par service, par chantier, par typologie d’activité, etc. Ainsi, dès réception, classez chaque mail dans le dossier qui lui convient. Cela vous permettra de gagner du temps lorsque vous le rechercherez et de savoir clairement si vous l’avez traité. Si vous partagez une boîte mail avec vos collaborateurs, ce fonctionnement en dossiers permettra aussi d’avoir une organisation plus fluide.
Séparez votre boîte mail professionnelle de votre boîte mail personnelle
On ne le dira jamais assez : il est essentiel de séparer votre vie professionnelle et votre vie privée pour mener les deux sereinement. Cela passe par la création de deux boîtes mail séparées et par l’adoption de plusieurs réflexes. N’utilisez pas votre boîte mail d’entreprise pour répondre à des sollicitations privées ou pour réaliser vos achats personnels, car ces actions peuvent représenter un risque pour la sécurité de vos collègues ou collaborateurs. En effet, si le réseau de votre entreprise est infecté par un virus en provenance d’un mail privé, vous pourriez être sanctionné durement. Gardez donc ce conseil en tête : ce qui ne concerne pas votre travail reste en dehors de votre entreprise !
Trier vos mails régulièrement pour économiser de l’énergie
Savez-vous que le stockage de mails est une des activités les plus gourmandes en énergie ? En effet, les serveurs de stockage utilisés, dans le monde entier, pour conserver tous les courriels des utilisateurs de boîtes mail produisent énormément de CO2. Ainsi, en supprimant régulièrement vos mails inutiles, vous contribuerez à faire baisser votre bilan carbone, mais aussi celui de tous les utilisateurs. Pour faire du bien à la planète, pensez donc à programmer des sessions de « nettoyage » de votre boîte de réception et, surtout, de votre boîte d’envoi, car vous vous rendrez rapidement compte que vos emails sont souvent stockés en double. Privilégiez la suppression de ceux comprenant des pièces jointes, car le stockage de ces documents, vidéos ou images est très consommateurs d’énergie. Autre conseil pour limiter votre empreinte carbone : évitez les envois de mails massifs, qui sont très énergivores et peuvent inciter vos destinataires à vous blacklister.
Ne passez pas votre journée sur votre boîte mail !
Dernier conseil qui relève plus de votre efficacité organisationnelle que de la protection de vos données : ne consultez pas vos mails à toute heure du jour ou de la nuit ! Vous pouvez facilement vous laisser déconcentrer par les nouveaux courriels qui arrivent et, ainsi, être interrompu dans votre travail ou vos tâches quotidiennes. Pour éviter que cette activité ne devienne trop chronophage, définissez des plages horaires dans votre journée – une heure consécutive ou plusieurs créneaux de trente minutes à l’horaire qui vous paraît la plus pratique ou calme pour vous – lors desquelles vous vous consacrez uniquement au traitement de vos mails. Si une demande d’un interlocuteur est urgente, il saura vous contacter par d’autres moyens pour vous faire part de sa requête. Pour les autres messages, ils peuvent sûrement attendre plusieurs heures, voire une journée avant de recevoir une réponse. Ce fonctionnement vous évitera un stress inutile...
